Begin met één getal

Er komt een moment in bijna elke maandvergadering dat twee mensen een ander cijfer voor hetzelfde noemen. Logistiek laat zien dat de leverbetrouwbaarheid op 94 procent staat. Iemand van verkoop schudt zijn hoofd; uit wat klanten terugkoppelen, lijkt het eerder 85. Allebei kijken ze naar echte data. Ze meten alleen iets anders, zonder dat iemand dat ooit zo heeft afgesproken.

Het verschil zit niet in de data, maar in de meting waar niemand een afspraak over maakte.

De reflex is vaak om groot te beginnen: een dataplatform, een project, een team dat alles op orde brengt. Er is ook een kleinere eerste stap, en die begint bij dat ene omstreden getal.

Kies het getal waar de discussie over gaat

Niet het belangrijkste getal, maar het getal waar de wrijving zit: het cijfer waar twee afdelingen twee versies van hebben. Die onenigheid is een teken dat de betekenis eronder nooit is vastgelegd. Juist daarom is het een goed startpunt, want de winst is er meteen zichtbaar.

Schrijf op wat het betekent

Ga zitten met de mensen die het getal gebruiken en maak de keuzes hardop. Meet je op tijd tegen de datum die je zelf hebt toegezegd, of tegen de datum die de klant oorspronkelijk vroeg? Tel je per order of per regel? Telt een deellevering als op tijd? Er is geen juist antwoord, alleen de afspraak die je maakt en opschrijft.

Dat opschrijven is het echte werk, en het kost eerder een middag dan een kwartaal. Wat je overhoudt, is een definitie in gewone taal die iedereen kan lezen die het getal gebruikt.

Geef het een eigenaar

Wijs één persoon aan die ervoor verantwoordelijk is, geen commissie. Diegene past de definitie aan wanneer dat nodig is en laat het weten aan iedereen die het getal gebruikt. Zonder eigenaar gaat een definitie na een paar maanden weer zwerven, en sta je bij de volgende vergadering opnieuw met twee cijfers.

Reken het uit de afgesproken definitie

Hier heb je nog geen platform voor nodig. Neem de gegevens die je al hebt en pas de definitie toe in een spreadsheet. Het getal komt nu uit de afspraak, en iedereen kan volgen hoe het is opgebouwd: welke regels meetellen, welke afvallen, over welke periode. Vanaf nu kun je bij dat getal laten zien waar het vandaan komt.

Vijf stappen, één getal: van betekenis naar eigenaar naar bron naar een besluit.

Gebruik het, en laat het groeien

Leg het getal met de definitie erbij op tafel in de volgende vergadering. De discussie van de vorige keer blijft uit, want het cijfer en zijn betekenis komen samen binnen. Het team kan een besluit nemen in plaats van over de cijfers te bakkeleien.

Daarmee heb je in het klein de hele gang gemaakt: van betekenis naar eigenaar naar bron naar een getal waarop je durft te sturen. Dat is een bedrijfsbrein in zijn eerste vorm. Het volgende getal gaat sneller, en als de spreadsheet krap wordt, komt het platform eronder. Maar het begon met één middag en één getal, en zo groeit een organisatie zonder groter te worden.